Optymalizacja kosztów i analityka połączeń w nowoczesnej kancelarii
Przy rosnącej konkurencji rynkowej, sprawna i profesjonalna komunikacja to fundament budowania zaufania. Kancelarie, niezależnie od swojej wielkości i specjalizacji, obsługują każdego dnia dziesiątki, a nawet setki połączeń wychodzących. Co jednak w sytuacji, gdy rachunki za usługi telekomunikacyjne stają się nieproporcjonalnie wysokie?
Odpowiedzią na to wyzwanie jest wdrożenie narzędzi, które nie tylko tną zbędne koszty, ale też dostarczają kluczowych danych do optymalizacji pracy. Doskonałym przykładem tego, jak ogromne znaczenie ma odpowiednia analityka i niezawodna infrastruktura, jest nasz klient – Kancelaria Oddłużeniowa Upadłości Dymarczyk, prowadzona przez Michała Dymarczyka. To nowoczesna firma specjalizująca się w sprawach z zakresu upadłości konsumenckiej. Działając online na terenie całej Polski, kancelaria pomaga ludziom odzyskać kontrolę nad życiem finansowym, gwarantując przy tym blisko 100% skuteczności. Do sprawnej obsługi tak dużej liczby spraw i budowania relacji z klientami, biuro potrzebowało wydajnego i transparentnego środowiska telekomunikacyjnego.
Problem kancelarii
Kancelaria prężnie się rozwijała i doskonale radziła sobie z obsługą interesantów, dlatego w celu usprawnienia komunikacji zdecydowała się na wdrożenie usług VoIP. Niestety, ich pierwszy wybór VoIP okazał się nietrafiony.
- Całkowity brak analityki i mierzalności: Zarząd kancelarii był odcięty od kluczowych danych. Brakowało przejrzystego dostępu do historii połączeń, logów błędów, nagrań oraz transkrypcji rozmów. System nie dostarczał informacji niezbędnych do optymalizacji pracy i kontrolowania jakości obsługi.
- Niekorzystne warunki finansowe i blokada skalowania: Koszty narzucane przez poprzedniego dostawcę były nieproporcjonalnie wysokie dlatego podjęto decyzję o zmianie. W konkurencyjnych ofertach aktywacja każdego kolejnego numeru oznaczała dla kancelarii drastyczny wydatek rzędu nawet 3000 złotych rocznie, co skutecznie hamowałoby rozbudowę zespołu.
- Brak wsparcia technicznego: Firma nie posiadała dedykowanego opiekuna po stronie dostawcy VoIP, co sprawiało, że rozwiązywanie wszelkich problemów technicznych spadało bezpośrednio na barki właściciela kancelarii, pochłaniając jego cenny czas.
Sytuację tę dokładnie punktuje właściciel, Michał Dymarczyk:
„Przed wdrożeniem UniTalka sprzedaż wyglądała bardzo podobnie jak teraz. Różnice były głównie techniczne, po mojej stronie. Miałem znacznie mniejszy dostęp do transkrypcji, historii połączeń, logów błędów, nagrań i zarządzania rozmowami. Nie miałem też dedykowanego opiekuna, co utrudniało pracę i wymagało ode mnie większego zaangażowania. Do tego koszty, za te same połączenia płaciłem 5-6 tysięcy złotych miesięcznie, co było oderwane od realiów rynku VoIP w Polsce.”
Rozwiązanie – Wirtualna centrala UniTalk
Rozwiązaniem, które zrewolucjonizowało sposób zarządzania komunikacją w Kancelarii Upadłości Dymarczyk, była zmiana dostawcy i wdrożenie zaawansowanej Wirtualnej Centrali (PBX) od UniTalk.
Kancelaria zyskała dostęp do kompleksowego narzędzia opartego na zaawansowanej analityce, przejrzystych warunkach rozliczeń oraz pełnym wsparciu dedykowanego opiekuna. Wdrożenie technologii UniTalk wyposażyło biuro w kluczowe funkcje wspierające codzienną pracę zespołu:
- Zaawansowana analityka: Właściciel zyskał błyskawiczny dostęp do dashboardów pracy zespołu, monitorowania operatorów, statystyk połączeń przychodzących i wychodzących, a także do usystematyzowanych logów i historii połączeń – dzięki czemu może zarządzać kancelarią świadomie.
- Analiza mowy: Wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatycznej transkrypcji rozmów na tekst, wykrywania błędów operatora oraz identyfikowania kluczowych punktów dialogu.
- Integracja z systemem CRM: Kluczowa funkcja dla pracowników kancelarii. Kiedy dzwoni klient, system rozpoznaje numer i natychmiast wyświetla na ekranie komputera kartę klienta z historią jego sprawy.
- Automatyczne nagrywanie rozmów: W branży, w której każde słowo i ustalenie ma ogromne znaczenie, łatwy dostęp do bezpiecznie przechowywanych nagrań pozwala szybko zweryfikować szczegóły rozmowy.
- Błyskawiczne powiadomienia SMS: Możliwość automatycznej wysyłki SMS-ów przypominających o zbliżającym się spotkaniu w biurze lub preferowanej godzinie rozmowy, wysyłanych z unikalną nazwą nadawcy (np. „KANCELARIA XYZ”).
Efekty wdrożenia
Przejście do UniTalk zapewniło Kancelarii Upadłości Dymarczyk natychmiastowe efekty w obszarze pozyskiwania danych do analizy oraz drastyczną optymalizację firmowego budżetu. Nowe narzędzia przełożyły się bezpośrednio na lepszą organizację pracy całego zespołu.
Jak zauważa sam Michał Dymarczyk:
„Po przeniesieniu do UniTalka najwięcej zyskałem na analityce. Mam przejrzysty dostęp do rozmów i SMS-ów, wyciągam informacje w usystematyzowany sposób i korzystam z własnej analityki połączeń. Dużą wartością jest też dedykowany opiekun. Kontakt jest bardzo dobry i pomocny, zdejmuje mi z głowy sporo rzeczy, którymi w poprzednim systemie musiałem zajmować się sam.”
Mierzalne efekty wdrożenia w Kancelarii Upadłości Dymarczyk:
- Duża, odczuwalna oszczędność kosztów: Wcześniejsze stawki były całkowicie oderwane od rzeczywistości rynkowej. Teraz rachunki zostały urealnione, co pozwoliło stanowczo obniżyć koszty operacyjne biura przy zachowaniu najwyższej jakości połączeń.
- Skalowalność i elastyczność: Właściciel może teraz swobodnie podłączać kolejne osoby bez pakowania się w grube, roczne zobowiązania. Przechodząc do UniTalk, kancelaria otrzymała elastyczną umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Wdrożenie analitycznej telefonii internetowej PBX od UniTalk stało się dla Kancelarii Upadłości Dymarczyk nie tylko technologicznym usprawnieniem, ale strategicznym narzędziem, które przywróciło pełną kontrolę nad standardami obsługi klienta i firmowym budżetem.
Gotowy, aby uporządkować komunikację w swojej firmie i przestać przepłacać za usługi Wirtualnej centrali? Zamów bezpłatną prezentację i zobacz, jak rozwiązania UniTalk wspierają rozwój nowoczesnego biznesu.
