Jak dzwonić do „zimnych” leadów? Technika pre-call i wykorzystanie SMS-ów w nowoczesnej sprzedaży

Niespodziewany telefon od handlowca jest coraz częściej postrzegany przez ludzi jako wtargnięcie w ich przestrzeń osobistą. Klasyczny model sprzedaży oparty wyłącznie na telefonach bez wcześniejszej zapowiedzi drastycznie traci na efektywności. Klienci masowo ignorują połączenia z nieznanych numerów, a szczegóły oferty wolą otrzymywać w formie pisemnej.

Jak zatem dotrzeć do bazy zimnych klientów lub reaktywować kontakty, z którymi nie rozmawialiśmy od miesięcy, bez irytowania ich i przepalania budżetu? Rozwiązaniem jest model hybrydowy i technika Pre-call (uprzedzenie przed telefonem). Aby wdrożyć go z sukcesem i nie utonąć w chaosie organizacyjnym, potrzebujesz spójnego środowiska pracy. Tutaj wkracza UniTalk – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania komunikacją z klientami. Zamiast używać kilku różnych aplikacji, wybierasz nowoczesne oprogramowanie call center, w którym wszystkie kanały interakcji działają w jednym systemie.

Technika Pre-call polega na wysłaniu spersonalizowanej wiadomości tekstowej na 1 do 2 godzin przed planowanym połączeniem telefonicznym. Zamiast dzwonić z zaskoczenia, dajesz klientowi czas na zapoznanie się z Twoją tożsamością i celem kontaktu. Szybka wysyłka sms to podstawa sukcesu tego modelu. Niezależnie od tego, czy interesuje Cię pojedynczy kontakt, czy masowa wysyłka sms, platforma UniTalk gwarantuje błyskawiczną dostawę.

Dlaczego to działa?

• Legitymizujesz swój numer – klient wie, że nadchodzące połączenie nie jest spamem, lecz próbą kontaktu od konkretnej firmy. Najlepiej do tego sprawdzi się wysłanie SMSa z wirtualnego numeru telefonu podłączonego do systemu UniTalk. 
• Zwiększasz Contact Rate – klient, który został uprzedzony i wyraził zgodę, odbiera telefon z lojalnością i gotowością do rozmowy.
• Szanujesz czas odbiorcy – dajesz klientowi możliwość wyboru, czy i kiedy chce z Tobą porozmawiać.

Dzięki SMSom od UniTalk możesz łatwo wysyłać takie pojedyncze, spersonalizowane wiadomości bezpośrednio z wygodnego interfejsu platformy. Co kluczowe dla skutecznej sprzedaży, wiadomości te mogą być dwustronne (dwukierunkowe).

Oznacza to, że klient może na nie bez problemu odpisać. Gdy odbiorca wyśle w odpowiedzi krótkie „TAK”, jego wiadomość natychmiast trafi z powrotem do Twojego systemu. W Wirtualnej Centrali UniTalk wszystkie kanały – połączenia, komunikatory, SMS i analityka – działają w jednym miejscu i bezproblemowo integrują się z Twoim systemem CRM. Cała historia korespondencji automatycznie zapisuje się w karcie klienta, co pozwala Twoim specjalistom błyskawicznie reagować i prowadzić płynną komunikację, bez tracenia czasu na przełączanie się między różnymi programami.

Wdrożenie techniki Pre-call wymaga od handlowca precyzyjnego działania, które zależy bezpośrednio od reakcji klienta. Mamy tu dwa główne scenariusze:

• Scenariusz A (Klient odpisał „TAK”): Dzwonisz punktualnie o obiecanej godzinie. Wirtualna centrala od UniTalk ułatwia to zadanie, łącząc Cię błyskawicznie z klientem. Rozmowę zaczynasz prosto i naturalnie: „Dzień dobry! Dziękuję za zainteresowanie, tak jak obiecałem w wiadomości, dzwonię w sprawie…”.
• Scenariusz B (Klient chce rozmawiać, ale termin mu nie odpowiada): Jeśli klient odpisze, że jest zajęty, nie zostawiaj tego bez odpowiedzi. Z poziomu jednego okna czatu natychmiast zaproponuj alternatywne terminy do wyboru: „Rozumiem. A kiedy będzie Panu/Pani wygodniej? Mam wolny termin o 16:30 albo jutro rano o 10:00?”.

W przypadku, gdy klient poprosi o kontakt w zupełnie innym terminie, operator może od razu stworzyć dla siebie odpowiednie zadanie w systemie CRM, by przypomnieć sobie o oddzwonieniu. Następnie, dzięki integracji Wirtualnej centrali UniTalk z systemem CRM, pracownik może zainicjować połączenie jednym kliknięciem bezpośrednio z karty klienta w CRM. Zdejmuje to z zespołu konieczność ręcznego kopiowania czy przepisywania numerów telefonu, co oszczędza czas, zapobiega pomyłkom i sprawia, że praca staje się znacznie wygodniejsza. 

Chaos w ponawianiu prób kontaktu („zadzwonię za 5 minut, potem za 10”) budzi frustrację klienta. Jeśli po wysłaniu SMS-a i podjęciu próby kontaktu klient nie odbiera, zastosuj usystematyzowany schemat działania:

1. Połączenie nr 1: Wykonaj próbę kontaktu (czekaj 3-4 sygnały, nie rozłączaj się za szybko).
2. Cyfrowa wizytówka: Jeśli nikt nie odbiera, natychmiast wyślij SMS z szablonu (np. z informacją, że dzwonisz w nawiązaniu do wcześniejszej zapowiedzi).
3. Pauza i zmiana slotu czasowego: Nie dzwoń co chwilę. Jeśli pierwsza próba miała miejsce rano, kolejną wykonaj w porze lunchu lub wieczorem. Klient może być na spotkaniu lub prowadzić auto.
4. Połączenie nr 2: Druga próba z tego samego numeru ma znacznie większą szansę powodzenia – dzięki wcześniejszym wiadomościom klient już Cię identyfikuje.

Połączenie telefonu z precyzyjnie zaprojektowaną komunikacją SMS to sprawdzona i jedyna droga do skutecznego dotarcia do zimnych baz w obecnych realiach rynkowych. Zamiast być intruzem, stań się zorganizowanym partnerem, który dzwoni dokładnie wtedy, gdy klient jest na to gotowy.

Kiedy Twoja Wirtualna centrala, SMSy i zintegrowany CRM działają jako jeden niezawodny mechanizm, praca staje się prosta, a efekty w pełni mierzalne. Wypróbuj możliwości platformy bezpłatnie przez 14 dni i zobacz, jak zautomatyzowana komunikacja zadziała w Twoim biznesie.